Åpenhetsloven

Redegjørelse i henhold til åpenhetsloven

Redegjørelsens omfang
Aspelin Ramm Holding AS er morselskap i Aspelin Ramm konsernet. Konsernet har to forretningsområder eiet gjennom Aspelin Ramm AS: eiendomsutvikling gjennom Aspelin Ramm Eiendom AS i Norge og Aspelin Ramm Fastigheter i Sverige, og handelsvirksomhet i Norge gjennom Aspelin Ramm Handel AS som eier Motek AS. Ettersom handelsvirksomheten er separert fra eiendomsvirksomheten, foretar Aspelin Ramm Handel AS gjennom Motek AS sine egne aktsomshetsvurderinger tilknyttet leverandører, og publiserer en egen redegjørelse av disse. For redegjørelse av aktsomhetsvurderingene foretatt i forbindelse med handelsvirksomheten henvises det derfor til www.motek.no.

Følgende redegjørelse omfatter aktsomhetsvurderinger utført i forbindelse med eiendomsvirksomheten i Norge, heretter betegnet «Aspelin Ramm» og omfatter Aspelin Ramm Holding AS, Aspelin Ramm AS og Aspelin Ramm Eiendom AS med kontrollerte, rapporteringspliktige datterselskap. Da virksomheten i selskapene er likartet og har likartet risikobilde, opereres det med felles retningslinjer og felles aktsomhetsvurdering. Redegjørelsen er godkjent og signert av samtlige styremedlemmer og daglige ledere i de omfattede selskapene.
Aspelin Ramm og sosial bærekraft
Aspelin Ramm er en eiendomsutvikler som driver med ulike typer bygg- og eiendomsprosjekter, helt fra konseptutviklingsfasen til ferdigstillelse av bygget, eiendomssalg og forvaltning. Vi har en målsetning om å skape gode bymiljøer og attraktive byrom, enten alene eller i samarbeid med andre. Vår hovedvirksomhet er for tiden i Oslo sentrum.

Aspelin Ramm er bevisst vårt bærekraftsansvar og bærekraft gjennomsyrer våre prioriteringer og strategier. Aspelin Ramms bærekraftstrategi baserer seg på FNs bærekraftmål, og fokuserer på tre satsningsområder: i) folk og nabolag, ii) klima og iii) sirkulærøkonomi.

Aspelin Ramm sin virksomhet berører både mennesker og de lokalsamfunn vi opererer vi. Vi setter ivaretakelsen av deres rettigheter høyt og vi tilstreber å kontinuerlig bli bedre. Arbeidet med åpenhetsloven er en dynamisk prosess og Aspelin Ramm iverksatte tidlig et prosjekt med fokus på å sikre etterlevelse og etablere robuste styringsverktøy skreddersydd til vårt risikobilde og mulighet for positiv påvirkning. Prosjektet har tatt sikte på å identifisere risiko for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og leverandørkjede, også med siktemål om å peke ut hvor Aspelin Ramm kan ha størst positiv innflytelse.

Arbeidet med åpenhetsloven er forankret i Aspelin Ramms styre, som setter den overordnede «tonen fra toppen». Det er styret som har hovedansvaret for at selskapet har på plass tilstrekkelige tiltak for å sikre ansvarlig næringsliv. Administrerende direktør i konsernet er ansvarlig for den daglige gjennomføringen av slike tiltak.
Aspelin Ramms metodikk i arbeidet med sosial bærekraft
Aspelin Ramm har utformet og implementert styringsverktøy tilpasset vår risiko som i) byggherre og forvalter i eiendomsbransjen og som ii) konsernadministrator og utfører av kontordrift. Våre prosesser utgjør kjernen for Aspelin Ramms mulighet til å mitigere risiko for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, for å sikre kontroll av leverandørkjeden og for iverksettelse av oppfølgingstiltak.

Aspelin Ramm gjennomfører løpende risikovurderinger av vår virksomhet og leverandørkjede, med bakgrunnssjekker av alle våre leverandører ved hjelp av Aspelin Ramms risikoklassifiseringssystem. Leverandører vurderes både basert på landrisiko, bransjerisiko og virksomhetsrisiko, og inndeles i lav, medium og høy risiko. Oppfølgingstiltak og kontrollmekanismer iverksettes basert på identifisert risiko.

Våre styringsverktøy for å sikre etterlevelse av åpenhetsloven inkluderer «Aspelin Ramms Etiske Krav til Forretningspartnere» og et risikoklassifiseringssystem med tilhørende operasjonalisering for å sikre robuste beslutningsprosesser. Disse styringsverktøyene sikrer at arbeidet med å implementere åpenhetslovens krav blir forankret i konsernets rutiner, og blir en integrert del av vårt arbeid. Kun på denne måten kan vi sikre reell ivaretakelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Aspelin Ramms etiske retningslinjer setter krav til driften av egen virksomhet og til våre ansatte i deres virke. I tillegg har vi innarbeidede varslingsrutiner i selskapet. Ansatte skal varsle om mistenkte brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, enten gjennom Aspelin Ramms interne varslingssystemer eller til nærmeste leder.

Krav til etisk og ansvarlig virksomhet stilles også til våre leverandører for å sikre at hele virksomheten, inkludert leverandører og forretningspartnere, opptrer i tråd med etisk og ansvarlig forretningspraksis. Etiske krav kommuniseres til alle våre partnere via Aspelin Ramms plattformer og i entrepriseavtaler inngår disse som standard vedlegg til kontraktene. I tillegg tillater Aspelin Ramm kun to underleverandørledd i alle entrepriseavtaler. Dette bidrar til å sikre forankring og økt oppmerksomhet på ansvarlig næringsliv og forenkler kontroll av hele leverandørkjeden.For Aspelin Ramm er det svært viktig å lytte til interessenter og evaluere tilbakemeldinger, og vi har derfor allerede gode rutiner for interessentdialog. I arbeidet med åpenhetsloven ønsker vi å fortsette med dette ved å kommunisere jevnlig med både eksterne og interne interessenter om eventuelle bekymringer knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Risikobilde
Våre leverandører kan overordnet deles i tre grupper: i) Leverandører knyttet til konsernadministrasjon og kontorvirksomhet, ii) leverandører knyttet til vår utleievirksomhet og iii) leverandører i det enkelte utviklingsprosjekt. Forutsetning for utforming av robuste styringsverktøy og iverksettelse av effektive tiltak er kunnskap om iboende risiko i de bransjene vi operer i som byggherre, eiendomsforvalter og som konsernadministrator.

Vi har vi lagt vekt på leverandører innenfor bransjer hvor arbeidet er særlig fysisk anstrengende, hvor overtidsarbeid/unormale arbeidstider forekommer oftere, bransjer som er kontantintensive og som er klassifisert som høyrisikobransjer av Finanstilsynet i tilknytning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket.

Som byggherre er våre leverandører i bygg- og anleggsbransjen særlig utsatt for risiko knyttet til utfordringer på byggeplasser med bl.a. helse-, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, overholdelse av overtidsbestemmelser, at arbeidstakere har «lønn å leve av», arbeidskriminalitet, bruk av utenlandsk arbeidskraft, samt produksjon og tilvirkning av byggematerialer/prefabrikkerte varer. Som eiendomsforvalter og konsernadministrator er særlig våre leverandører i renholdsbransjen og restaurantbransjen utsatt for risiko knyttet til flere av de samme utfordringene som bygg- og anleggsbransjen. I tråd med åpenhetslovens prinsipp om en risikobasert tilnærming, har vi derfor vektet tyngre de bransjespesifikke risikoområdene ved kartleggingen av risiko i vår egen virksomhet og leverandørkjede.Vi har også lagt større vekt på leverandører hvor vårt innkjøp utgjør en betydelig del av leverandørens omsetning. Dette for å identifisere hvor vi har størst påvirkningskraft og dermed det største potensialet for både stansing og forebygging av negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Den pågående kartleggingen av leverandørene har ikke avdekket faktiske brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendig arbeidsforhold, men har tydeliggjort hvor risikoen for at dette kan forekomme i vår leverandørkjede er størst. Vi har funnet at leverandørene hvor risiko identifiseres som høyere grunnet bransjetilhørighet eller vår påvirkningskraft, i all hovedsak er norske selskaper som selv er underlagt åpenhetsloven. Majoriteten av våre innkjøp gjøres fra disse leverandørene og kun et fåtall av våre leverandører er ikke-nordiske leverandører. Ikke-nordiske leverandører utgjør en svært liten del av våre innkjøp, og våre innkjøp utgjør en svært liten del av deres omsetning. Disse er i all hovedsak hjemmehørende i land som scorer høyt på både Transparancy International sin CPI score og Freedom House sin Global Freedom Score. Dette resulterer i at disse leverandørene blir klassifisert med lavere risiko på bakgrunn av sammensetningen av bransjerisiko, landrisiko og Aspelin Ramms påvirkningskraft. Det tilpassede risikoklassifiseringssystemet benyttet er et effektivt verktøy i prosessen med å identifisere leverandører hvor det er mest hensiktsmessig å innføre oppfølgingstiltak og ytterligere kontrollmekanismer.
Planlagte og iverksatte tiltak
Aspelin Ramm iverksetter tiltak basert på en risikobasert tilnærming og basert på forholdsmessighetsprinsippet. Vi ønsker å bruke vår påvirkningskraft for å sikre respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Basert på gjennomført kartlegging av egen virksomhet og leverandører, har Aspelin Ramm iverksatt flere tiltak overfor leverandører hvor Aspelin Ramm anslår at vi kan ha en positiv påvirkning. Dette inkluderer tett oppfølging og dialog med våre leverandører, særlig under utførelse av arbeid på byggeplasser, der vi anser risikoen knyttet til Aspelin Ramms virksomhet, og våre leverandørers virksomhet, til å være størst. Aspelin Ramm formidler aktivt våre forventninger til våre leverandører og forretningspartnere, inkludert vår forventing om at også våre leverandører gjennomfører aktsomhetsvurderinger. Standard i alle entrepriseavtaler er klausuler som forplikter entreprenør til å sørge for at ansatte i egen organisasjon og hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av allmenngjøringsforskrifter. Videre gir klausulene Aspelin Ramm rett til innsyn i dokumentasjon som underbygger slik etterlevelse og til å foreta annonserte og uannonserte revisjoner, både i forbindelse med lønns- og arbeidsvilkår og sikkerhet på byggeplasser.

For leverandører hvor risiko er klassifisert som høy vil disse forpliktes til å signere egenerklæringer på etterlevelse av «Aspelin Ramms Etiske krav til forretningspartnere» i tillegg til jevnlig rapportering på sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Videre iverksettes det supplerende tiltak som innhenting av dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår samt utførelse av annonserte og uannonserte revisjoner. Der hvor leverandøren selv er omfattet av åpenhetsloven innhentes det informasjon om leverandørens etterlevelse av åpenhetslovens krav inkludert gjennomføringen av deres egne aktsomhetsvurderinger.
Veien videre
Arbeidet med aktsomhetsvurderinger er en dynamisk og kontinuerlig prosess. Aspelin Ramm har lagt en strategi frem til neste rapporteringsfrist som er forankret hos vårt styre, som innebærer at Aspelin Ramm skal særlig følge opp leverandører og prosjekter som er klassifisert med høyere risiko. Vi har også som siktemål å revidere våre styringsverktøy etter at de har blitt anvendt i en periode og etter at vi har tilegnet oss erfaringer.

Hvis du har spørsmål angående hvordan Aspelin Ramm arbeider for å sikre grunnleggende menneskerettigheter og arbeidsforhold, ber vi deg benytte deg av e-postadressen regnskap@aspelinramm.no, gjerne med «Åpenhetsloven» i emnefeltet.